Kennismanagement; Cruciale kennis

Kennis kan worden onderverdeeld in een aantal gradaties. Deze gradaties kunnen worden onderverdeeld in algemene kennis tot cruciale kennis. Wat is nu cruciale kennis? Cruciale kennis is kennis uniek is voor een organisatie. Deze cruciale kennis is opgebouwd door de organisatie van praktijkervaringen. Deze cruciale kennis geeft de organisatie het onderscheidende vermogen in de markt ten opzicht van andere concurrenten. Cruciale kennis is vaak kennis die getypeerd kan worden als schaars. Deze unieke cruciale kennis is vaak binnen de organisatie ontwikkeld door getalenteerde kenniswerkers tijdens het uitvoeren van een taak/opdracht/project. Deze taak wordt op een nieuwe en innovatieve manier uitgevoerd. Cruciale kennis bevindt zich binnen het primaire proces van de organisatie. Vanuit een bedrijf continuïteit perspectief is dit juist de kennis die geschikts is voor “overdracht van kennis”.

Kennismanagement; Kennis is beperkt houdbaar

Bedrijven zijn onderworpen aan een continue stroom aan veranderingen. Deze veranderingen kunnen van buiten als wel van binnen zijn opgestart. Veranderingen leiden vaak tot de noodzaak tot nieuwe behoeftes aan kennis. Binnen organisaties die kennis intensief zijn en zeker binnen de technologische sector is kennis snel verouderd. Voor de kenniswerkers is het een “verplichting” om continue nieuwe kennis aan te leren om actuele vraagstukken adequaat te kunnen beantwoorden. Voor de kenniswerker betekent nieuwe kennis aanleren en bestaande kennis af te leren. Deze cyclus van nieuwe kennis aanleren en “verouderde” kennis afleren wordt steeds korter. Binnen de ICT sector is nieuwe kennis al snel achterhaald door de stroom van nieuwe producten, diensten en methodieken. Kennis is dynamisch en heeft een beperkte houdbaarheid

Kennismanagement; Overdenking

Een overdenking:
Om kennismanagement uit te voeren, is het niet nodig te weten wat kennis is?

Kennis delen; Voordelen

Meer en meer bieden Internet en IT mogelijkheden om kennis te delen in organisaties. De winstgebieden zijn groot alleen er wordt binnen het MKB nog zo weinig mee gedaan. Het is tijd voor een andere aanpak.Wat zijn de voordelen van kennis delen? Het grote voordeel van kennis delen is dat het wiel maar een keer wordt uitgevonden. Met het delen van kennis kunnen kwaliteit- en efficiencywinst worden geboekt. Niet alleen voor degene die de kennis deelt maar de gehele organisatie. Door kennis te delen kan de gehele organisatie mee profiteren van dat ene idee of die ene best practise. Een tweede voordeel is de snelle uitwisseling van ideeën en eventueel de combinatie van ideeën die leiden tot een nieuw idee. Bijvoorbeeld een nieuw idee voor meer klantgerichtheid of een nieuw idee voor een product verbetering.

Kennis delen; Project aanbevelingen

Om een project te starten voor het bevorderen van kennis delen is een pragmatische aanpak aan te bevelen. Begin met een toegespitst afgebakend start project. Begin klein. Neem in dit start project de kennis mee met de hoogste waarde voor de organisatie. Pas in een later stadium en afhankelijk van de behoefte overweeg het project (scope van het project) uit te bouwen. Communiceer pas de resultaten naar de organisatie toe wanneer het start project klaar, niet eerder.
Ook voor het start project heb je ondersteuning nodig van de organisatie, op gebied van technologie, organisatorisch en qua cultuur. Het hebben van een project sponsor binnen de organisatie is essentieel. Waarschijnlijk gelden deze aanbevelingen voor de meeste projecten, alleen het gaat in de praktijk te veel keer fout. Om projecten “kennis delen” tot een succes te maken is er tijd nodig. Geef deze projecten ook de tijd om tot wasdom te komen.

Kennis delen en samenwerken

Kennis delen en samenwerken hebben een direct relatie met elkaar. Met kennis delen verbetert de samenwerking, Door samen te werken komt kennis delen tot stand.
Wat is de waarde van samenwerken en kennis delen? Zonder uitputtend te zijn, kunnen de volgende voordelen genoemd worden:
(1) Het verkort de doorloop van een project of proces.
(2) Het verkort het zoeken naar informatie en mensen.
(3) Informatie en mensen versterken elkaar in de juiste context.

In theorie klinkt dit goed, helaas is de praktijk weerbarstig. Bijvoorbeeld indien de projectleden geografisch verspreidt zijn over verschillende landen. Bijvoorbeeld wanneer projectleden deels op kantoor en deels thuiswerken in verband met files. Zo zijn er tal van redenen te noemen die het samenwerken en kennis delen kan verhinderen:
(1) Wat is op dit moment van belang en wat vraagt nu de aandacht binnen projectteams?
(2) Hoe kunnen projectteams beter samenwerken?
(3) Hoe vinden de projectteams de juiste kennis en experts ?

De meeste projectteams gebruiken ICT als ondersteuning voor aansturing en voor het behalen van resultaten.
(1) Het gebruik van e-mail heeft zijn voordelen, alleen het heen en weer berichten al poging tot samenwerking is niet ideaal.
(2) Het zoeken naar de juiste mensen en informatie kost veel tijd, zeker als alle informatie in verschillende systemen is besloten.
(3) Binnen content systemen, document management systemen en portals zijn wel mogelijkheden om te zoeken, alleen de zoek structuur is niet flexibel te noemen.
(4) Het gebruik van wiki en weblog worden ook ervaren als informatie silo’s. Kortom weer een extra systeem waarin gekeken moet worden naar informatie.

Voor mogelijke aanbevelingen schrijf ik een extra artikel.

Kennis delen; Een wiki introductie

Wikis kan ruwweg worden onderverdeeld in twee categorieën. Een publieke wiki en een bedrijfswiki. Een van de bekendste publieke wiki is de Wikipedia, een encyclopedie schreven door iedereen voor iedereen.

Toepassingen voor een bedrijfswiki zijn projectmanagement, bedrijfscommunicatie, discussiefora en kennisdatabases. Bijvoorbeeld een bedrijfswiki kan worden gebruik voor een specifiek project. Deze projectwiki wordt gebruik door het projectteam voor het actualiseren van taken, het uitwisselen van documenten en spreadsheets. Het voordeel is de centrale locatie van een wiki (een website) die toegankelijk is vanuit het bedrijfsnetwerk of vanuit huis. In tegenstelling tot het gebruik van e-mail binnen een projectteam zijn alle updates direct beschikbaar.
Bedrijfswikis zijn vaak beveiligd. Bedrijfswiki zijn vaak dan niet gehosted, maar bevinden zich achter de firewall en maken dus onderdeel uit het intranet of eventueel van een extranet. Autorisatie en password beveiliging zijn belangrijke overwegingen voor de keuze van een bedrijfswiki. Hiernaast moet er ook de mogelijkheid bestaan om informatie terug te halen en wijzigingen ongedaan te maken.